AVG

De AVG is de wet ter bescherming van privacy en persoonsgegevens. Op grond van deze wet zijn wij verplicht om in een reglement vast te leggen welke persoonsgegevens wij aan onze gasten en vrijwilligers vragen, hoe wij hier mee omgaan en hoe wij de privacy garanderen.

Algemeen

  • Wanneer iemand zijn persoonlijke gegevens aan ons overhandigt mag deze ervan uitgaan dat haar/zijn privégegevens ook echt privé blijven.
  • Wij slaan deze gegevens op in een beveiligde database. En daar blijven ze ook.
  • Medewerkers krijgen alleen toegang tot die gegevens die van belang zijn voor de uitoefening van zijn/haar functie.
  • NAW gegevens worden niet verstrekt tenzij u persoonlijk daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.
  • Wij geven de gegevens niet door aan derden, tenzij wettelijk verplicht en geanonimiseerd.
  • Onze medewerkers en vrijwilligers tekenen voor aanvang van de werkzaamheden een overeenkomst waarin zij verklaren zich te zullen houden aan ons privacyreglement

Overeenkomst vrijwilligers

In deze overeenkomst is het volgende vastgelegd:

  • De vrijwilliger handelt conform het privacy protocol van het THHE. Hij/zij waarborgt de privacy en de omstandigheden waarin de gast zich bevindt en zal hierover niet met anderen spreken.
  • Vrijwilligers die met kinderen werken, vragen wij om een geldige VOG verklaring voor aanvang van de werkzaamheden.

Aanvullende overeenkomst buddy

  • Aan een buddy vragen wij om meer persoonlijke gegevens, die van belang zijn voor het kunnen matchen van buddy en buddyvrager.
  • Deze gegevens zijn alleen inzichtelijk voor de buddycoördinator en haar/zijn eventuele vervanger. 
  • Bij vertrek van de buddy worden deze gegevens vernietigd, inclusief de gegevens op de website ezorg.zgv.nl
  • Ook vragen wij een geldige VOG verklaring voordat de werkzaamheden kunnen starten.

Inschrijving gasten

  • In de toelichting op de vragenlijst is vastgelegd welke gegevens wij vragen en waarom wij die vragen.
  • Bij sommige trainingen/buddyvragers is het van belang om iets meer van de achtergrond en/of ziektegeschiedenis van de deelnemer te weten. Indien van toepassing krijgen gasten hiervoor een specifiek intakeformulier en wordt ook vermeld waarom deze gegevens noodzakelijk zijn en wie hierin inzage heeft en wanneer ze worden vernietigd.

Bewaren en vernietigen van gegevens

  • Wij bewaren de gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor een goede dienstverlening.
  • Gegevens die niet langer noodzakelijk zijn, worden verwijderd uit de database en/of vernietigd in de papierversnipperaar.
  • In sommige gevallen dienen we originele formulieren te bewaren bijvoorbeeld VOG verklaringen. Deze worden bewaard in een afgesloten kast. Deze kast is alleen te openen door de dienstdoende coördinator.
  • Gegevens over (namen/aantallen) bezoekers worden maximaal 1 jaar bewaard in een afgesloten kast.
  • Officiële documenten, bijvoorbeeld jaarrekeningen en jaarverslagen, worden zo lang bewaard als wettelijk is voorgeschreven dan wel door de  subsidieverstrekker wordt geëist.

Publicaties, promotieactiviteiten, website en facebook

  • Wij vragen deelnemers/bezoekers/vrijwilligers altijd mondeling om toestemming voor het maken van foto’s en het publiceren hiervan t.b.v. promotieactiviteiten van onze eigen activiteiten.
  • Foto’s van kinderen worden alleen gemaakt als ouders hiervoor mondeling toestemming hebben gegeven.
  • In onze publicaties gebruiken wij in principe geen herkenbare namen tenzij degene die het betreft hiervoor uitdrukkelijk mondeling toestemming heeft gegeven.
  • Op onze website, facebookpagina en andere publicaties worden geen volledige namen genoemd met uitzondering van bestuursleden, coördinatoren en het comité van aanbeveling. Contact met hen kan echter alleen gelegd via onze mailadres info [et] toonhermanshuisede [punt] nl (info[at]toonhermanshuisede[dot]nl) of via ons algemene telefoonnummer 06-22161969

Mailing

  • Mailing naar meerdere personen tegelijk wordt altijd verzonden via ‘BCC’.

Rechten van betrokkenen

U heeft

  • het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u worden verwerkt.
  • het recht op inzage en afschrift van die gegevens.
  • het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien gewenst.
  • het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als u vindt dar wij niet op de juiste manier met uw gegevens zijn omgegaan. Dit kan via deze link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Contact met ons Toon Hermans Huis kan gelegd worden via onze e-mailadres info [et] toonhermanshuisede [punt] nl (info[at]toonhermanshuisede[dot]nl) of via ons algemene telefoonnummer 06-22161969